Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Hengelsport vereniging afd XI Purmerend wil het risico op ongewenste gedragingen binnen de vereniging – denk aan zaken als (seksuele) intimidatie, seksueel misbruik, mishandeling of ongepast gedrag – zo klein mogelijk maken.
Eén van de middelen is het vragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) van functionarissen (vrijwilligers, controleurs, coaches en bestuurs- en commissieleden) die binnen de vereniging werken met kwetsbare groepen waaronder minderjarigen en hulpbehoevende mensen .
Een VOG is een verklaring van het ministerie van Justitie en Veiligheid waaruit blijkt dat het gedrag van een persoon uit het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving.
VOG aanvraag voor vrijwilligers
HSV afd XI Purmerend vraagt een VOG aan voor iedere vrijwilliger in de leeftijdsgroep van 18 jaar en ouder die in zijn rol bij HSV afd XI Purmerend intensief contact heeft met minderjarigen of hulpbehoevende personen. En van ieder ander persoon waarvan het bestuur bepaald dat een VOG gewenst is.
Aan de aanvraag van de VOG zijn geen kosten verbonden.
Geldigheid VOG
De geldigheid van de VOG is vastgesteld op maximaal 3 jaar. Voor het verstrijken van deze periode wordt door HSV afd XI Purmerend een nieuwe aanvraag gedaan.
VOG-coordinator
Bestuurslid Ron Vermeeren (Voorzitter) is de VOG-coördinator binnen de vereniging. Ook is hij één van de twee vertrouwenspersonen binnen de vereniging.
Andere genomen maatregelen
Naast de VOG heeft HSV afd.Xi Purmerend een aantal andere maatregelen getroffen om te zorgen voor een veilige omgeving bij de vereniging:
- We hebben omgang en gedragsregels hier onder opgesteld voor leden, instructeurs en begeleiders;
Omgangsregels leden en gedragsregels instructeurs, coaches en begeleiders van de Hengelsport vereniging afd XI Purmerend
Het bestuur van de Hengelsport vereniging afd XI Purmerend vindt het belangrijk dat er omgangsregels zijn tussen de leden en dat er gedragsregels gelden voor begeleiders, controleurs en coaches van wedstrijden en andere georganiseerde activiteitendoor HSV afd XI Purmerend.
Het bestuur streeft niet naar een absoluut “dicht timmeren” met regels maar meer met het benadrukken van het belang dat omgangsregels en gedragsregels worden gerespecteerd.
Omgangsregels zien op het omgaan van de leden met elkaar en de gedragsregels zien met name op het gedrag van de instructeurs, coaches en begeleiders.
Omgangsregels leden van de vereniging:
- Ik accepteer en respecteer de ander zoals hij/zij is en discrimineer niet.
- Ik houd rekening met de grenzen die de ander aangeeft.
- Ik val de ander niet lastig en berokken de ander geen schade.
- Ik scheld niet en maak geen gemene grappen of opmerkingen over anderen.
- Ik negeer de ander niet.
- Ik doe niet aan pesten, uitlachen of roddelen.
- Ik vecht niet, ik gebruik geen geweld, ik bedreig niet.
- Ik kom niet ongewenst te dichtbij en raak de ander niet tegen zijn of haar wil aan.
- Ik geef de ander geen ongewenste seksueel getinte aandacht.
- Ik stel geen ongepaste vragen en maak geen ongewenste opmerkingen over iemands persoonlijk leven of uiterlijk.
- Als iemand mij hindert of lastigvalt dan vraag ik hem/haar hiermee te stoppen. Als dat niet helpt vraag ik een ander om hulp.
- Ik help anderen om zich ook aan deze afspraken te houden en spreek degene die zich daar niet aan houdt erop aan en meldt dit zo nodig bij het bestuur.
Gedragsregels instructeurs, coaches en begeleiders van de vereniging:
- Ik zorg voor een omgeving en sfeer van veiligheid.
- Ik onthoud mij van het aantasten van de waardigheid van de cursist/deelnemer.
- Ik onthoud mij van elke vorm van (macht)misbruik of seksuele intimidatie tegenover de cursist/deelnemer.
- Seksuele handelingen en seksuele relaties met een cursist/deelnemer tot zestien jaar zijn onder geen beding geoorloofd en worden beschouwd als seksueel misbruik.
- Ik raak de cursist/deelnemer niet op een zodanige wijze aan dat hij/zij naar redelijke verwachting dit als seksueel of erotisch van aard zal ervaren, zoals doorgaans het geval zal zijn bij het doelbewust (doen) aanraken van geslachtsdelen, billen en borsten.
- Ik onthoud mij van (verbale) seksueel getinte intimiteiten via welk communicatiemiddel dan ook.
- Tijdens lessen, training, wedstrijden en reizen zal ik gereserveerd en met respect omgaan met de cursist/deelnemer en met de ruimte waarin hij/zij zich bevindt, zoals de kleedkamer of hotelkamer.
- Ik bescherm naar vermogen de cursist/deelnemer tegen schade en (macht)misbruik als gevolg van seksuele intimidatie.
- Ik zal de cursist/deelnemer geen (im)materiële vergoedingen geven met de kennelijke bedoeling tegenprestaties te vragen. Ik aanvaard ook geen financiële beloning of geschenken van de cursist/deelnemer die in onevenredige verhouding tot de gebruikelijke honorering staan.
- Ik zie actief erop toe dat deze regels worden nageleefd door iedereen die bij de cursist/deelnemer betrokken is en zal de noodzakelijke actie(s) ondernemen.
- In die gevallen waarin de gedragsregels niet (direct) voorzien ligt het binnen mijn verantwoordelijkheid in de geest hiervan te handelen.
- We hebben een gedragscode voor onze bestuurder;
De bestuurders van de HSV afd XI Purmerend houden zich aan de volgende gedragsrichtlijnen:
- Handelen altijd in het belang van de vereniging en richten zich op het belang van de leden boven hun persoonlijk belang. Onthouden zich van uitlatingen die de vereniging in diskrediet kan brengen;
- Handelen zo transparant mogelijk, zodat het eenvoudig is om verantwoording af te leggen en inzicht bestaat in dat handelen en de beweegredenen;
- Houden zich aan de regels, waaronder de Statuten, Reglementen en besluiten van de Algemene Ledenvergadering (ALV) en het bestuur van de HSV afd XI Purmerend. Zien toe op de naleving van de regels en besluiten en bespreken overtreding van die regels en bezien welke sancties genomen moeten worden;
- Gebruiken informatie:
- voor de doelen van de vereniging
- niet voor eigen gewin of ten gunste van anderen
- zorgvuldig en correct
- delen geen informatie die binnen het bestuur is besproken met derden, tenzij anders afgesproken;
- Handelen met respect en stellen gelijke behandeling voorop. Gedragen zich hoffelijk en respectvol en onthouden zich van grievende en/of beledigende opmerkingen;
- Spannen zich in om het onderwerp integriteit bespreekbaar te maken en te houden en zorgen voor een bepaalde mate van alertheid in de vereniging voor onbehoorlijke en/of grensoverschrijdende gedrag en het melden daarvan;
- Vervullen geen nevenfuncties die in strijd zijn of kunnen zijn met de functie en gaan geen financieel belang aan dat in strijd kan zijn met de functie en bespreken binnen het bestuur het voornemen tot het aangaan van een nevenfunctie of van een financieel belang;
- Nemen geen geschenken of giften aan die bestemd zijn om een persoonlijk voordeel te geven. Melden geschenken of giften die uit hoofde van de functie zijn ontvangen of gegeven;
- Bij externe formele communicatie vanuit de bestuurder naar stakeholders worden de voorzitter en de secretaris in de correspondentie meegenomen.
- We hebben twee vertrouwenspersonen: Ron Vermeeren en ????????
Aanvraagprocedure VOG
- Enige dagen voordat de administratie de aanvraag voor een VOG indient, ontvang je een e-mail met een vooraankondiging en instructies.
- Zodra de administratie de aanvraag voor een VOG indient ontvang jij van “JUSTIS – Ministerie van Justitie en Veiligheid” een e-mail met een “Verzoek tot elektronische aanvraag Verklaring Omtrent het Gedrag”. In dit bericht staat een link. Je hebt maximaal 30 dagen de tijd om de aanvraag te voltooien.
- Klik op de link in het bericht en log in op de website van JUSTIS met behulp van jouw DigiD en de aanvraagcode die in de mail staat. Na het correct invullen van jouw geboortedatum kom je bij het aanvraagformulier. Op het aanvraagformulier hoef je alleen de aanvraaggegevens en de persoonsgegevens te controleren en daarna te bevestigen. Als alles volledig en correct is ingevuld druk je op “Aanvraag versturen”.
- Zodra je de aanvraag verstuurd hebt ontvang je een e-mail van JUSTIS met een bevestiging van de VOG-aanvraag.
- Als blijkt dat de aanvrager geen strafbare feiten heeft gepleegd ten aanzien van het doel waarvoor de VOG is aangevraagd, dan beslist JUSTIS binnen 4 weken of je een VOG krijgt. Als er sprake is van strafbare feiten of als iemand “gevlagd staat”, dan beoordeelt JUSTIS aan de hand van een screeningsprofiel of deze strafbare feiten een belemmering (kunnen) vormen voor de afgifte van de VOG in de specifieke context waarin deze wordt aangevraagd. In dat geval wordt binnen 8 weken een beslissing genomen.
- Als blijkt dat de aanvrager geen strafbare feiten heeft gepleegd ten aanzien van het doel waarvoor de VOG is aangevraagd, dan beslist JUSTIS binnen 4 weken of je een VOG krijgt. Als er sprake is van strafbare feiten of als iemand “gevlagd staat”, dan beoordeelt JUSTIS aan de hand van een screenings-profiel of deze strafbare feiten een belemmering (kunnen) vormen voor de afgifte van de VOG in de specifieke context waarin deze wordt aangevraagd. In dat geval wordt binnen 8 weken een beslissing genomen.
- Je ontvangt (al dan niet) jouw VOG via de post.
Na ontvangst VOG
Na ontvangst van de VOG vragen we je het originele document zo snel mogelijk in een gesloten envelop met daarop de vermelding VOG in te leveren bij de administratie op het havenkantoor.
Als de administratie 2 weken na het indienen van de aanvraag geen VOG ontvangen heeft, dan ontvang je een e-mail met een herinnering.
Als de administratie 8 weken na het versturen van de aanvraag de VOG niet heeft ontvangen dan is het niet langer toegestaan om een taak of functie bij WSV Giesbeek uit te oefenen. De VOG-coördinator neemt dan contact op om de ontstane situatie te overleggen.
Screening VOG
Na ontvangst van de VOG controleert de administratie deze op echtheid en archiveert de volgende gegevens:
- voornaam, tussenvoegsel, achternaam van de vrijwilliger
- datum van ontvangst door de administratie
- datum van afgifte door JUSTIS
- datum op controle van echtheid
Overigens hoef je niet per se je VOG in te leveren. Het tonen en laten controleren van de VOG op echtheid door de administratie volstaat.